Was ein verpasster Anruf Ihren Golfclub wirklich kostet
An einem Samstag im Juli klingelt im Sekretariat das Telefon, während zwei Gäste am Tresen stehen und ein Mitglied wissen will, ob der Platz nach dem Gewitter wieder offen ist. Einer von dreien wartet. Meistens ist es der am Telefon, denn der sieht nicht, was gerade los ist.
Was dabei verloren geht, lässt sich erstaunlich genau beziffern. Nicht, weil die Zahlen für jeden Club gleich wären, sondern weil jeder Club dieselbe Rechnung mit seinen eigenen Zahlen aufmachen kann.
Die Zeit, die das Telefon frisst
Rechnen wir vorsichtig: Ein Sekretariat telefoniert in der Saison 15 bis 20 Stunden im Monat. Das ist eine bewusst vorsichtige Annahme und keine Messung — prüfen Sie sie mit einer Strichliste über eine Woche. Bei 22 € Stundenkosten sind das rund 400 € im Monat, nur fürs Telefonieren.
Der größere Teil dieser Gespräche ist Auskunft, keine Beratung. Was kostet das Greenfee am Sonntag. Ab wann ist der Platz offen. Wann ist Anmeldeschluss fürs Clubturnier. Brauche ich als Gast die Platzreife. Es sind immer dieselben Fragen, und sie sind alle bereits beantwortet — nur eben nicht am Telefon, sondern im Kopf der Person, die gerade nicht ans Telefon gehen kann.
Der Anruf, der gar nicht erst ankommt
Teurer ist, was nicht klingelt. Ein Vierer-Flight, der beim Nachbarclub landet, weil bei Ihnen besetzt war, sind bei 60 bis 80 € Greenfee pro Person 240 bis 320 €, die weg sind. Nicht aufgeschoben, sondern weg: Wer am Samstagmorgen spielen will und niemanden erreicht, wählt die nächste Nummer.
Einmal pro Woche reicht, und Sie liegen über 1.000 € im Monat. Und das ist der Teil, den niemand im Club je sieht, weil ein verpasster Anruf keine Spur hinterlässt. Es gibt keine Liste der Gäste, die nicht gekommen sind.
Die unangenehme Eigenschaft dieses Verlusts: Er taucht in keiner Auswertung auf. Er sieht aus wie ein ruhiger Samstag.
Was davon vermeidbar ist
Nicht alles. Ein Gespräch über eine Mitgliedschaft gehört an den Tresen, nicht an eine Maschine. Eine Beschwerde über den Platzzustand auch.
Aber die Auskunftsfragen — Greenfee, Öffnungszeiten, Turniertermine, Anfahrt, Platzregeln — kann jemand anderes übernehmen, solange er die Antworten Ihres Clubs kennt und nicht irgendwelche. Genau das macht ein Telefonassistent, der mit Ihrer Greenfee-Logik, Ihrem Turnierkalender und Ihrer Tagesinfo eingerichtet wurde. Er geht ran, wenn besetzt ist oder abends niemand mehr da ist, beantwortet die Frage und schickt alles Übrige als Nachricht ins Sekretariat.
Der Nebeneffekt ist der, der im Alltag am meisten zählt: Ihr Team kann sich um die Menschen kümmern, die vor ihm stehen, ohne dabei das Telefon im Ohr zu haben.
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Nehmen Sie drei Werte, die Sie selbst kennen oder in einer Woche erheben können:
- Wie viele Stunden telefoniert Ihr Sekretariat pro Monat? Eine Strichliste über fünf Tage reicht, hochgerechnet auf den Monat.
- Was kostet Sie eine Stunde Sekretariat? Brutto, mit Nebenkosten.
- Wie oft im Monat ist tatsächlich besetzt? Viele Telefonanlagen zeigen das; sonst fragen Sie Ihr Team, es weiß es ungefähr.
Multiplizieren Sie die ersten beiden Werte, und legen Sie den dritten daneben, bewertet mit Ihrem Greenfee. Was dabei herauskommt, ist keine Marketingzahl, sondern Ihr eigener Betrag.
Wenn Sie mögen, machen wir diese Rechnung gemeinsam — am Telefon, in zwanzig Minuten, mit den Zahlen Ihres Clubs. Schreiben Sie an info@vogelsai.com.